Wat kost payroll echt? Eerlijke berekening met voorbeelden

Laatst bijgewerkt op 18 juni 2026 · Categorie: Payroll

Payroll kost in Nederland meestal 3 tot 8 procent bovenop het brutoloon, of een vast bedrag per verloning van ongeveer 15 tot 40 euro per medewerker per periode. Wat je precies betaalt hangt af van het model dat het payrollbedrijf gebruikt. Er zijn twee veelvoorkomende vormen: een opslag op de loonsom (de zogenaamde omrekenfactor) of een vaste fee per loonstrook. Bij de omrekenfactor betaal je een percentage over alle loonkosten samen, inclusief vakantiegeld, pensioen en premies. Bij een vaste fee betaal je een vast tarief per verloning en lopen de werkgeverslasten gewoon apart door.

Voor een fulltime medewerker met een brutoloon van 3.000 euro per maand betaal je met payroll al snel 250 tot 500 euro per maand extra ten opzichte van zelf in dienst nemen. Daarvoor neemt het payrollbedrijf het juridisch werkgeverschap, de loonadministratie en het risico bij ziekte over.

De twee tariefmodellen uitgelegd

Payrollbedrijven rekenen op twee manieren. Het is belangrijk dat je weet welke je krijgt, want ze zijn lastig te vergelijken.

Model 1: omrekenfactor (opslag op de loonsom)

Bij dit model krijg je een factor, bijvoorbeeld 1,55. Je vermenigvuldigt het bruto-uurloon met die factor en dat is wat je per uur betaalt. In die factor zitten alle werkgeverslasten al verwerkt: vakantiegeld, vakantiedagen, pensioenpremie, sociale premies en de marge van het payrollbedrijf.

Dit model is overzichtelijk omdat je één getal hebt. Het nadeel: het is moeilijk te zien hoeveel marge het payrollbedrijf zelf pakt, omdat alles op één hoop zit.

Model 2: vaste fee per verloning

Bij dit model betaal je de werkelijke loonkosten plus een vast bedrag per loonstrook, bijvoorbeeld 25 euro per medewerker per maand. De werkgeverslasten worden apart en transparant doorberekend.

Dit model is eerlijker te controleren, want je ziet precies wat de dienstverlening kost en wat de loonkosten zijn. Het is meestal voordeliger bij hogere lonen, omdat de fee niet meegroeit met het salaris.

Rekenvoorbeeld met echte cijfers

Stel: een medewerker werkt fulltime, 40 uur per week, met een bruto-uurloon van 18 euro.

Bij een omrekenfactor van 1,55 betaal je 18 x 1,55 = 27,90 euro per uur. Over een maand van gemiddeld 173 uur is dat ongeveer 4.827 euro.

Reken je het uit als losse werkgever, dan kom je op het brutoloon van ongeveer 3.114 euro plus werkgeverslasten van grofweg 25 procent, samen ongeveer 3.892 euro. Het verschil van ongeveer 935 euro per maand is wat payroll je in dit voorbeeld extra kost.

Dat verschil is de prijs voor het wegnemen van risico en administratie. Of dat de moeite waard is hangt af van jouw situatie.

Wanneer payroll de meerkosten waard is

Payroll loont vooral als je weinig medewerkers hebt, als je drukte sterk wisselt, of als je geen tijd of kennis hebt voor loonadministratie en arbeidsrecht. Je betaalt meer per uur, maar je hebt geen omkijken naar doorbetaling bij ziekte, transitievergoedingen of een loonadministratie die klopt.

Heb je veel personeel en een stabiele bezetting, dan wordt zelf in dienst nemen met een goede salarisadministrateur op termijn vaak goedkoper.

Waar je op moet letten in een offerte

Vraag altijd welk tariefmodel wordt gebruikt en wat er wel en niet in zit. Let specifiek op deze punten:

• Zit het vakantiegeld en het pensioen in de factor of komt het er los bij?
• Wat gebeurt er met de kosten bij ziekte van de medewerker?
• Welke opzegtermijn geldt er en zijn er overnamekosten?
• Wordt er een reserveringspercentage voor vakantiedagen apart berekend?

Een eerlijk payrollbedrijf legt dit zonder moeite uit. Krijg je vage antwoorden, vraag dan door of vergelijk met een andere aanbieder.