De verborgen kosten van payroll zitten niet in de factor die je krijgt voorgeschoteld, maar in alles wat eromheen valt: doorbetaalde feestdagen, leegloop, arbo en opstartkosten. Een lage factor die deze posten buiten de deur houdt, kan in de praktijk duurder zijn dan een hogere factor waarin alles zit. Wie alleen op het factorgetal let, ziet die kosten pas op de eerste facturen.
Leegloop: betalen zonder werk
Leegloop zijn uren waarop je medewerker beschikbaar is, maar waarop er even geen werk is. Het loon loopt door. Zit leegloop niet in de factor, dan betaal je die uren apart. Bij wisselende drukte, zoals in de horeca of de retail, kan dit flink oplopen.
Feestdagen: doorbetaald, maar zit het erin?
Doorbetaalde feestdagen zijn een vaste kostenpost. De vraag is of ze in de factor zitten of apart worden doorbelast. Twee aanbieders met dezelfde factor kunnen hier verschillen, en dat verschil zie je niet aan het getal.
De andere posten buiten de factor
Naast leegloop en feestdagen vallen vaak ook deze kosten buiten de factor:
- Arbo, bedrijfsarts en verzuimbegeleiding
- Administratiekosten bij in- en uitdiensttreding
- Eenmalige opstart- of implementatiekosten
- Juridisch advies bij ontslag
Waarom dit lijkt op de grondslag-valkuil
Het patroon is hetzelfde als bij de grondslag: een laag getal dat laag oogt omdat er iets buiten is gelaten. Lees Payrollfactor: waarom de grondslag het verschil maakt en de bredere lijst in Payrolltarieven vergelijken: de valkuilen. De enige eerlijke vergelijking is op totaalprijs voor jouw eigen situatie.
Zo reken je het echt door
Vraag een volledige kostenopgave en reken door met jouw eigen aantallen: hoeveel feestdagen vallen er op werkdagen, hoeveel leegloop verwacht je, hoe groot is je personeelsverloop? Wil je niet zelf alle losse posten optellen, doe dan de offertecheck. Dan halen we de verborgen posten boven water en vergelijken we op totaalprijs.
Bronnen en disclaimer
Deze informatie is samengesteld op basis van publieke bronnen zoals de Belastingdienst, UWV en Rijksoverheid (stand 2026). Genoemde voorbeelden zijn indicatief. Premies en regels kunnen wijzigen. Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Raadpleeg bij twijfel een specialist.
Veelgestelde vragen
Wat zijn verborgen kosten bij payroll?
Kosten die niet in de omrekenfactor zitten maar er later los bij komen: doorbetaalde feestdagen, leegloop (uren zonder werk), arbo en verzuimbegeleiding, en administratiekosten bij in- en uitdiensttreding. Ze maken een lage factor in de praktijk duurder.
Wat is leegloop bij payroll?
Uren waarop je medewerker beschikbaar is maar er even geen werk is, terwijl het loon wel doorloopt. Zit leegloop niet in de factor, dan betaal je die uren apart. Vooral bij wisselende drukte telt dit op.
Hoe achterhaal ik de echte totaalprijs?
Vraag een volledige kostenopgave: wat zit in de factor en wat staat erbuiten? Reken vervolgens door met jouw eigen aantal feestdagen, verwachte leegloop en personeelsverloop. Pas dan vergelijk je aanbieders eerlijk.