Twee payrollaanbieders, twee factoren die niet op elkaar lijken: de een noemt een laag getal, de ander een hoog getal. Toch kunnen ze je per uur exact hetzelfde kosten. Het verschil zit niet altijd in de prijs, maar in de grondslag waarover de payrollfactor wordt berekend. Wie dat niet doorrekent, vergelijkt appels met peren en kiest soms de duurdere aanbieder omdat diens getal toevallig lager oogt.
Wat is de grondslag?
De payrollfactor is een vermenigvuldiging op het brutoloon. Maar “het brutoloon” is geen vast begrip. Aanbieders gebruiken twee varianten:
Het kale brutoloon, dus alleen het uurloon zonder vakantiegeld en vakantiedagen. Een factor over deze grondslag is hoger, omdat de reserveringen er nog bovenop moeten.
Het brutoloon inclusief reserveringen, dus inclusief vakantiegeld en de opbouw van vakantiedagen. Een factor over deze grondslag is lager, omdat de reserveringen er al in zitten.
Het verschil tussen die twee grondslagen is in de praktijk ongeveer 20 procent. Concreet: vakantiegeld is 8 procent, en doorbetaalde vakantiedagen tellen op tot ruwweg nog eens 11 tot 12 procent over het jaar. Samen een opslag van circa 19 tot 20 procent op het kale loon.
Hetzelfde geld, twee getallen
Een voorbeeld met ronde getallen maakt het duidelijk. Stel: het kale brutoloon is 15 euro per uur. Inclusief reserveringen wordt dat ongeveer 18 euro.
| Aanbieder | Factor | Grondslag | Rekensom | All-in uurprijs |
|---|---|---|---|---|
| A | 1,68 | kaal loon | 15 × 1,68 | 25,20 euro |
| B | 1,40 | loon incl. reserveringen | 18 × 1,40 | 25,20 euro |
Twee getallen die ver uit elkaar liggen, leiden tot exact dezelfde uurprijs. Aanbieder A oogt fors duurder, maar is dat niet. Vergelijk je puur op het cijfer, dan trek je de verkeerde conclusie. Dit zijn rekenvoorbeelden om het principe te tonen, geen tarieven van een specifieke aanbieder.
Hoe reken je het terug?
Breng beide offertes naar dezelfde grondslag. De eenvoudigste manier is alles terugrekenen naar het kale brutoloon. Staat de factor over loon inclusief reserveringen, vermenigvuldig hem dan met ongeveer 1,2 om de vergelijkbare factor over kaal loon te krijgen. Andersom kan ook: deel een factor over kaal loon door 1,2 om hem inclusief te maken.
Waarom factoren onderling verschillen
Ook na het gelijktrekken van de grondslag blijven factoren verschillen, en dat is logisch. Een paar dingen drukken de factor omhoog of omlaag:
Het contracttype. Jongerencontracten kennen een lagere factor dan contracten voor volwassen krachten, omdat ze onder een lagere sectorpremie vallen. Flexcontracten liggen doorgaans hoger dan vaste contracten.
De cao en het pensioenfonds. Een sector met een zwaarder pensioen, zoals zorg en welzijn, kent een hogere factor dan bijvoorbeeld de horeca. De pensioenpremie zit immers in de factor verwerkt. Hoe groot dat verschil is, lees je in Payrollfactor per pensioenfonds.
De dekking. Of verzuim, leegloop en feestdagen wel of niet in de factor zitten, scheelt direct in het getal. Wat er vaak buiten valt, staat in De verborgen kosten: leegloop en feestdagen buiten de factor.
Een marktconforme factor bestaat dus niet als één getal. Hij hangt af van je cao, je pensioenfonds, het contracttype en wat er gedekt is. Wil je weten of een aangeboden factor voor jouw situatie scherp is, doe dan de offertecheck. Dan zetten we hem af tegen wat in jouw branche gangbaar is.
Waar je verder op let
De grondslag is de grootste valkuil, maar niet de enige. Vraag bij elke offerte ook: zit de verzuimdekking in de factor, en tot welk verzuimpercentage? Zitten leegloop en feestdagen erin, of worden die apart doorbelast? Welke opstart- en administratiekosten staan buiten de factor? De volledige lijst valkuilen staat in Payrolltarieven vergelijken: de valkuilen. Pas als je die antwoorden hebt, vergelijk je op totaalprijs voor jouw eigen personeelsbestand.
Bronnen en disclaimer
- Belastingdienst: handboek loonheffingen (vakantiegeld en reserveringen)
- Staatscourant 2025, 42324: premiepercentages werknemersverzekeringen 2026
- Ondernemersplein: regels voor payrolling
Deze informatie is samengesteld op basis van publieke bronnen zoals de Belastingdienst, UWV en Rijksoverheid (stand 2026). Genoemde percentages en voorbeelden zijn indicatief. Premies en regels kunnen wijzigen. Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Raadpleeg bij twijfel een specialist.
Veelgestelde vragen
Waarom gebruiken aanbieders verschillende grondslagen?
Er is geen verplichte standaard. Sommige aanbieders rekenen over het kale loon, andere over het loon inclusief reserveringen. Beide zijn correct, zolang ze transparant zijn over welke grondslag ze hanteren. Vraag er altijd expliciet naar.
Met welk percentage reken ik tussen de grondslagen om?
Met ongeveer 19 tot 20 procent. Vakantiegeld is 8 procent, doorbetaalde vakantiedagen ongeveer 11 tot 12 procent. Samen een opslag van circa een vijfde op het kale loon.
Is een lagere factor altijd voordeliger?
Nee. Een lagere factor over een hogere grondslag kan duurder uitpakken dan een hogere factor over het kale loon. En een lage factor zonder verzuimdekking kan bij ziekte alsnog tot naheffingen leiden. Vergelijk op totale uurprijs en op wat er in de factor zit.