Begin met het aanvragen van een loonheffingsnummer bij de Belastingdienst, want zonder dat nummer kun je geen loon uitbetalen. Regel daarna in volgorde: een schriftelijke arbeidsovereenkomst, een aansprakelijkheidsverzekering, je arbobeleid met een bedrijfsarts, en de salarisadministratie. Hieronder staat de complete checklist.
Je eerste medewerker aannemen in 2026
Als je voor het eerst iemand in dienst neemt, zijn er een aantal zaken die je moet regelen.
Stap 1: Loonheffingsnummer aanvragen
Vóórdat je de eerste loonstrook kunt verwerken, heb je een loonheffingsnummer van de Belastingdienst nodig. Aanvragen kan via de Belastingdienst website. Reken op 2-4 weken verwerkingstijd.
Stap 2: Arbeidsovereenkomst opstellen
Zorg voor een schriftelijke arbeidsovereenkomst. Verplichte onderdelen zijn naam en adres van beide partijen, begindatum, functieomschrijving, werktijden, loon, en de toepasselijke cao.
Stap 3: WA-verzekering en bedrijfsaansprakelijkheid
Controleer of jouw aansprakelijkheidsverzekering ook medewerkers dekt.
Stap 4: Arbobeleid
Als werkgever ben je verplicht een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) op te stellen en een bedrijfsarts te contracteren.
Stap 5: Salarisadministratie
Regel de verloning: zelf via software, via een accountant, of via payroll. Wil je weten wat dit kost, lees dan Loonkosten berekenen in 2026. Twijfel je tussen zelf werkgever blijven of het uitbesteden, vergelijk dan payroll of salarisadministratie.
Bronnen en disclaimer
- Ondernemersplein: stappenplan voor het eerst personeel aannemen
- Ondernemersplein: loonheffingen inhouden en betalen
- Rijksoverheid: arbeidsovereenkomst en cao
Deze informatie is samengesteld op basis van bronnen zoals de Belastingdienst, UWV en Rijksoverheid (stand 2026). Premies en regels kunnen wijzigen. Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Raadpleeg bij twijfel een specialist.
Veelgestelde vragen
Wat moet ik als eerste regelen als ik mijn eerste medewerker aanneem?
Vraag eerst een loonheffingsnummer aan bij de Belastingdienst, want zonder dat nummer kun je geen loonstrook verwerken. Reken op 2 tot 4 weken verwerkingstijd. Daarna regel je de arbeidsovereenkomst, verzekeringen, arbobeleid en de salarisadministratie.
Heb ik een bedrijfsarts nodig voor één medewerker?
Ja. Als werkgever ben je verplicht een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) op te stellen en een bedrijfsarts te contracteren, ook met één medewerker.
Moet ik de salarisadministratie zelf doen?
Nee, dat mag je uitbesteden. Je kunt de verloning zelf via software doen, via een accountant laten verwerken, of het werkgeverschap volledig uitbesteden via payroll.