Loonadministratie voor het mkb: wat is het en wat kost het in 2026?
Loonadministratie is een ander woord voor salarisadministratie: het verwerken van de lonen van je personeel, het maken van loonstroken, de aangifte loonheffingen bij de Belastingdienst, de pensioenaangifte en de jaaropgaven. Voor een mkb-bedrijf kun je dit zelf doen met software of uitbesteden aan een administratiekantoor of salarisbureau. Uitbesteden kost in 2026 meestal tussen 8 en 25 euro per loonstrook per maand, of een vast maandtarief. Zelf verwerken met software ligt rond 5 tot 15 euro per medewerker per maand. Wat het beste past, hangt af van je aantal medewerkers, hoe ingewikkeld je cao is, en hoeveel tijd en kennis je zelf hebt.
Is loonadministratie hetzelfde als salarisadministratie?
Ja, in de praktijk wel. De begrippen loonadministratie en salarisadministratie worden door elkaar gebruikt voor hetzelfde werk. Strikt genomen verwijst loonadministratie naar het berekenen en vastleggen van de lonen, en salarisadministratie naar het bredere geheel inclusief mutaties en advies, maar geen mkb-ondernemer hoeft zich daar druk om te maken. Zoek je op loonadministratie of op salarisadministratie, dan kom je bij dezelfde dienst uit.
Wat hoort er allemaal bij?
Een complete loonadministratie omvat meer dan alleen het uitrekenen van het nettoloon. Het gaat om:
De loonstroken en de maandelijkse loonberekening, inclusief vakantiegeld, reserveringen en toeslagen.
De aangifte loonheffingen bij de Belastingdienst, op tijd en correct, zodat je geen boetes riskeert.
De pensioenaangifte bij het juiste pensioenfonds, en de afdracht van premies.
De jaaropgaven voor je medewerkers en de jaarwerkverwerking.
Het correct toepassen van de geldende cao, inclusief loonsverhogingen en wijzigingen gedurende het jaar.
Het verwerken van mutaties: nieuwe medewerkers, uit dienst, contractwijzigingen, ziekte en verlof.
Juist die laatste punten, de cao-toepassing en de tijdige aangiftes, maken loonadministratie foutgevoelig. Een fout in de loonheffing of een gemiste cao-wijziging kost al snel meer dan wat je op het tarief bespaart.
Wat kost loonadministratie voor het mkb?
Er zijn grofweg drie modellen, en de prijs verschilt per model.
Per loonstrook. De meeste bureaus rekenen per verwerkte loonstrook per maand, doorgaans tussen 8 en 25 euro. Hoe meer medewerkers, hoe lager het tarief per strook vaak is.
Vast maandtarief. Sommige aanbieders werken met een vast abonnement per maand, ongeacht het exacte aantal stroken binnen een bandbreedte. Dat geeft voorspelbaarheid.
Zelf met software. Verwerk je het zelf met salarissoftware, dan betaal je ongeveer 5 tot 15 euro per medewerker per maand voor het pakket. Goedkoper op papier, maar je doet het werk en draagt de verantwoordelijkheid zelf.
Let bij het vergelijken op wat is inbegrepen. Jaaropgaven, cao-updates, verzuimbegeleiding en arbeidsrechtadvies zitten er soms in en worden soms apart gefactureerd. Vergelijk daarom op totaalprijs, niet op het instaptarief. De volledige uitsplitsing per tariefmodel staat in Waaruit bestaan de kosten van salarisadministratie?.
Administratiekantoor of zelf met salarissoftware?
Het verschil zit in wie het werk doet en hoe de prijs tot stand komt.
Een administratiekantoor neemt de verwerking van je over: jij levert de mutaties aan, het kantoor verzorgt de loonberekening, de aangiftes en de jaaropgaven. Bureau-tarieven staan vrijwel nooit openbaar op de site; je hoort ze meestal pas na een demo of offerte, en ze liggen doorgaans hoger dan zelf doen met software omdat er dienstverlening bij zit. Een uitzondering is Salure, dat een uitbesteed-tarief publiceert vanaf 5,25 euro per loonstrook voor organisaties vanaf circa 350 medewerkers; bij kleinere organisaties ligt het tarief hoger en hoor je het via een offerte.
Met salarissoftware doe je de verwerking zelf en betaal je alleen voor het pakket. Dat vereist wel kennis van de wet- en regelgeving. Een deel van de aanbieders publiceert een concreet tarief: Exact rekent 92,50 euro per maand inclusief 25 loonstroken (losse bundels vanaf 35 euro per maand), Employes 7 euro per loonstrook plus 29,95 euro per maand, en Loon een vast jaarbedrag van 415 euro, ongeacht het aantal medewerkers. Zo’n vast jaarbedrag is relatief duur bij een paar medewerkers, maar juist voordelig naarmate je team groeit. Alle bedragen zijn exclusief btw.
Zelf doen of uitbesteden?
Voor een klein, stabiel team met een eenvoudige cao is zelf doen met software vaak het goedkoopst, mits je de tijd en de kennis hebt om het foutloos te verwerken. Zodra je cao ingewikkelder wordt, je personeelsbestand wisselt, of je simpelweg geen uren wilt steken in aangiftes en mutaties, wint uitbesteden het meestal op rust en zekerheid. Je betaalt dan voor het wegnemen van risico en tijd, niet alleen voor de verwerking.
Wil je een eigen indicatie van je totale loonkosten voordat je dit afweegt, bereken dan de werkgeverskosten per medewerker. En wil je weten of een offerte van een salarisbureau marktconform is, dan kun je die laten checken via de offertecheck.
Loonadministratie, salarisadministratie of payroll?
Loonadministratie en salarisadministratie zijn hetzelfde: je blijft zelf juridisch werkgever en besteedt alleen de loonverwerking uit. Bij payroll gaat het juridisch werkgeverschap juist over naar een andere partij, inclusief het ziekterisico en de contracten. Dat is een zwaardere stap met een hoger tarief, maar ook minder risico voor jou. Het verschil en wanneer welke route past, lees je in Payroll of salarisadministratie: wat is het verschil?. Wil je salarisbureaus naast elkaar zetten, dat doe je op salarisbureaus vergelijken.
De volledige tarieventabel en rekenvoorbeelden voor 5, 15 en 40 medewerkers vind je op salarisadministratie uitbesteden: kosten en tarieven.
Bronnen en disclaimer
Deze informatie is samengesteld op basis van publieke bronnen zoals de Belastingdienst en Rijksoverheid (stand 2026). Genoemde bedragen zijn indicatief en kunnen per aanbieder en situatie verschillen. Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Raadpleeg bij twijfel een specialist.
Veelgestelde vragen
Is loonadministratie hetzelfde als salarisadministratie?
In de praktijk worden de termen door elkaar gebruikt voor hetzelfde werk: het berekenen en uitbetalen van lonen, het maken van loonstroken, de aangifte loonheffingen en de jaaropgaven. Sommigen bedoelen met loonadministratie strikt het loondeel en met salarisadministratie het bredere geheel, maar voor een mkb-ondernemer is het verschil verwaarloosbaar.
Wat kost loonadministratie voor een mkb-bedrijf?
Uitbesteden kost meestal tussen 8 en 25 euro per loonstrook per maand, of een vast maandtarief. Zelf verwerken met software kan vanaf ongeveer 5 tot 15 euro per medewerker per maand. De totale prijs hangt af van het aantal medewerkers, de cao en wat er is inbegrepen.
Kan ik mijn loonadministratie het beste zelf doen of uitbesteden?
Met een klein, stabiel team en een eenvoudige cao is zelf doen met software vaak het goedkoopst. Heb je weinig tijd of kennis, een complexe cao, of groei je snel, dan is uitbesteden meestal de rust en zekerheid waard. Wil je ook het werkgeversrisico kwijt, dan kijk je eerder naar payroll.
Bron en controle. Tarieven volgens opgave van de aanbieders (websites van Exact, Employes, Loon en Salure), peildatum 8 juli 2026, exclusief btw. Samengesteld door de redactie van PersoneelsKompas; geen aanbieder heeft invloed op deze uitleg. Laatst gecontroleerd op .