Waaruit bestaan de kosten van salarisadministratie? De opbouw uitgelegd
De kosten van salarisadministratie zijn opgebouwd uit een basistarief (per loonstrook of een vast maandbedrag) plus alles daaromheen: eenmalige opstartkosten, het jaarwerk en eventuele extra’s zoals verzuimbegeleiding of advies. Uitbesteden kost in 2026 meestal tussen 8 en 25 euro per loonstrook per maand. Zelf verwerken via software kan vanaf 5 tot 15 euro per medewerker per maand, maar vraagt kennis van de regelgeving. Wat je precies betaalt hangt af van het aantal medewerkers, het serviceniveau en wat er in het tarief zit. Voor een klein bedrijf met een paar medewerkers kom je bij een bureau al snel uit op 40 tot 150 euro per maand, eenmalige opstartkosten daargelaten.
De drie tariefmodellen
Aanbieders rekenen op grofweg drie manieren, en welke voor jou voordelig is hangt af van je omvang.
Per loonstrook. Het meest voorkomende model. Je betaalt per verwerkte loonstrook per maand, doorgaans tussen 8 en 25 euro. Hoe meer medewerkers, hoe lager het tarief per strook vaak wordt. Dit model is helder en schaalt mee met je personeelsbestand.
Vast maandtarief. Een abonnement met een vaste prijs per maand, soms tot een maximum aantal loonstroken. Dit geeft voorspelbaarheid en is aantrekkelijk als je personeelsbestand stabiel is.
Percentage van de loonsom. Minder gangbaar, en vooral bij grotere bedrijven. Je betaalt een klein percentage van de totale loonsom in plaats van per strook.
Een rekenvoorbeeld
Stel je hebt vijf medewerkers en een bureau rekent 12 euro per loonstrook per maand. Dan betaal je 5 maal 12 is 60 euro per maand, dus 720 euro per jaar, plus een eventuele eenmalige opstartvergoeding en de jaarwerkverwerking. Komt daar verzuimbegeleiding of arbeidsrechtadvies bij, dan loopt het maandbedrag op. Dit is een rekenvoorbeeld om de orde van grootte te tonen, geen tarief van een specifieke aanbieder. Wil je hetzelfde voor jouw team doen met gepubliceerde softwaretarieven, dan kun je op de hoofdsite je salarisadministratie kosten berekenen.
Wat zit er wel en niet in?
De grootste valkuil bij het vergelijken is dat het ene tarief veel meer omvat dan het andere. Vraag daarom altijd na wat is inbegrepen en wat apart wordt gefactureerd. Let in elk geval op de loonstroken en de maandelijkse verwerking, de aangifte loonheffingen, de pensioenaangifte, de jaaropgaven en de jaarwerkverwerking, het doorvoeren van cao-wijzigingen en loonsverhogingen, ziekteverzuimbegeleiding, arbeidsrechtelijk advies, en eenmalige opstartkosten of een minimumtarief. Vooral dat laatste telt bij een klein bedrijf zwaar: een minimumtarief maakt een paar loonstroken relatief duur.
Salarisadministratie voor het mkb
Voor een mkb-bedrijf met enkele medewerkers is de afweging vooral tijd tegen geld. Een bureau kost geld maar neemt het uitzoekwerk en het risico op fouten weg. Zelf doen met software is goedkoper, maar je moet de regels bijhouden en je bent zelf aansprakelijk voor fouten in de loonaangifte. Voor wie net de eerste medewerker aanneemt, is uitbesteden vaak de rust waard. Lees daarvoor ook Je eerste medewerker aannemen: checklist voor 2026. Loonadministratie is overigens hetzelfde als salarisadministratie; de kosten daarvan staan in Loonadministratie voor het mkb.
Zelf doen of uitbesteden?
Via platforms zoals Loket.nl, AFAS of Visma verwerk je de salarisadministratie zelf voor ongeveer 5 tot 15 euro per medewerker per maand. Goedkoper op papier, maar je doet het werk en draagt de verantwoordelijkheid. Heb je een stabiel team en de kennis in huis, dan kan zelf doen prima en kun je salarissoftware vergelijken om een pakket te kiezen. Wisselt je personeel, is je cao complex, of heb je simpelweg de tijd niet, dan wint uitbesteden meestal op rust en zekerheid. Wil je de kosten van salarisadministratie vergelijken tussen pakketten die hun prijs echt publiceren, dan zie je in de kostenvergelijker op de hoofdsite per pakket wat je op jaarbasis kwijt bent.
Wanneer salarisadministratie uitbesteden?
Uitbesteden is logisch zodra de administratie meer tijd of kennis vraagt dan je wilt of kunt leveren: bij groei, bij een ingewikkelde cao, bij veel mutaties of verzuim, of simpelweg vanaf je eerste medewerker als je er zelf niet aan wilt. Twijfel je of je zelf werkgever wilt blijven of het volledige werkgeverschap wilt overdragen, lees dan Payroll of salarisadministratie: wat is het verschil?, of ga direct payroll vergelijken voor jouw situatie. De totale werkgeverslasten reken je door met de werkgeverskostencalculator, en op de hoofdsite kun je salarisbureaus naast elkaar zetten. Heb je al een offerte ontvangen, laat die dan checken via de offertecheck.
Bronnen en disclaimer
Deze informatie is samengesteld op basis van bronnen zoals de Belastingdienst, UWV en Rijksoverheid (stand 2026). Genoemde bedragen zijn indicatief en kunnen per aanbieder en situatie verschillen. Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Raadpleeg bij twijfel een specialist.
Veelgestelde vragen
Wat kost salarisadministratie uitbesteden per medewerker?
De meeste bureaus rekenen per loonstrook, met tarieven tussen 8 en 25 euro per loonstrook per maand. Andere aanbieders hanteren een vast maandtarief. Zelf verwerken via software kan vanaf 5 tot 15 euro per medewerker per maand.
Wat kost salarisadministratie voor een klein bedrijf of mkb?
Voor een klein bedrijf met enkele medewerkers betaal je bij een bureau al gauw 40 tot 150 euro per maand, afhankelijk van het aantal loonstroken en het serviceniveau. Let op eenmalige opstartkosten en een eventueel minimumtarief, want juist bij weinig medewerkers tikt dat aan.
Welke tariefmodellen zijn er voor salarisadministratie?
Er zijn drie modellen: per verwerkte loonstrook, een vaste abonnementsprijs per maand, en (minder gangbaar) een percentage van de loonsom bij grotere bedrijven.
Waar moet ik op letten bij het vergelijken van aanbieders?
Controleer of jaaropgaven, cao-wijzigingen, ziekteverzuimbegeleiding, pensioenaangifte en arbeidsrechtadvies zijn inbegrepen of apart worden gefactureerd, en of er opstart- of minimumkosten gelden. Zo vergelijk je op totaalprijs en niet alleen op het instaptarief.
Bron en controle. Samengesteld door de redactie van PersoneelsKompas op basis van openbare bronnen. Geen aanbieder heeft invloed op deze uitleg. Laatst gecontroleerd op .