Payrollfactor opbouw: van bruto uurloon naar tarief, laag voor laag (2026)

Een payrollfactor wordt laag voor laag op het bruto uurloon gestapeld. Eerst komen de reserveringen (vakantiegeld en vakantiedagen) erbij, dan de sociale premies, dan de werkgeverspremie voor pensioen, dan de dekking voor ziekteverzuim, en ten slotte de marge van de payroller. Tel je die lagen op, dan kom je op de omrekenfactor: het getal waarmee je het bruto uurloon vermenigvuldigt om het tarief per gewerkt uur te krijgen. Hoe hoog die factor is, hangt sterk af van de grondslag. Aanbieders noemen vaak een factor over het loon inclusief reserveringen, en dan zie je bij horeca-flex getallen rond 1,40 tot 1,55. Reken je precies dezelfde afspraak om naar het kale uurloon, dan kom je hoger uit, meestal rond 1,60 tot 1,72 voor flex en lager voor vaste contracten. Eén getal dat overal geldt bestaat dus niet, en een factor zegt pas iets als je weet over welke grondslag hij gaat. Hieronder ontleden we elke laag met de percentages van 2026 en een rekenvoorbeeld, zodat je precies ziet waar je geld naartoe gaat en waar je een offerte op kunt controleren.

Laag 1: de reserveringen

Bovenop het kale bruto uurloon komen eerst de reserveringen die een werknemer wettelijk en via de cao opbouwt.

Vakantiegeld: minimaal 8 procent van het brutoloon, wettelijk verplicht.

Vakantiedagen: afhankelijk van de cao. Het wettelijk minimum is 20 vakantiedagen, wat neerkomt op ongeveer 8 procent van het brutoloon. Een cao met meer dagen ligt hoger: de horeca-cao kent bijvoorbeeld 25 dagen, goed voor ongeveer 10,6 procent. Hoe meer vakantiedagen, hoe hoger de reservering.

Soms ADV of extra verlof: in sommige cao’s komt hier nog een paar procent bij.

Samen vormen die reserveringen een eerste opslag. Voor een horeca-cao komt dat neer op een reserveringsfactor van ongeveer 1,19, dus zo’n 19 procent bovenop het kale uurloon. Bij alleen het wettelijk minimum aan vakantiedagen ligt die lager, rond 1,16, en in cao’s met meer vakantiedagen of ADV hoger, richting 1,25.

Laag 2: de sociale premies

Over het loon draagt de werkgever sociale premies af. Dit zijn publieke, landelijk vastgestelde percentages. Voor 2026:

Awf (WW-premie): 2,74 procent bij een schriftelijk contract voor onbepaalde tijd met vaste uren (lage premie), of 7,74 procent bij flexcontracten en oproepkrachten (hoge premie). Dit verschil van 5 procentpunt is groot en is precies waarom flex duurder is dan vast. Eén uitzondering: werknemers onder de 21 die maximaal 52 uur per maand werken, vallen altijd onder de lage premie, ook met een flexcontract.

Aof (arbeidsongeschiktheid): 6,27 procent voor kleine werkgevers en 7,63 procent voor grote werkgevers.

Whk (Werkhervattingskas): gemiddeld ongeveer 0,96 procent WGA plus 0,56 procent Ziektewet, afhankelijk van de sector en het verzuim.

Zvw (werkgeversheffing zorgverzekeringswet): 6,10 procent, tot een maximum premie-inkomen van 79.409 euro.

Opslag kinderopvang: 0,50 procent bovenop de Aof.

Bij elkaar zit je op ongeveer 17 procent van de loonsom voor een kleine werkgever met vaste contracten, oplopend tot ruim 23 procent voor een grote werkgever met veel flex. Dit is het grootste blok na het loon zelf.

Laag 3: de werkgeverspremie pensioen

Als er een verplicht bedrijfstakpensioenfonds is, betaalt de werkgever daar premie voor. Die premie wordt berekend over de pensioengrondslag, dat is het loon min een franchise (een vrijgesteld basisbedrag). Het werkgeversdeel verschilt sterk per fonds, van enkele procenten tot meer dan tien procent van de grondslag. Een zwaarder pensioenfonds drukt de factor dus omhoog, zonder dat de payroller daar iets aan verdient. Meer hierover staat in Payrollfactor en pensioenfonds.

Laag 4: de dekking voor ziekteverzuim

De payroller is juridisch werkgever en betaalt het loon door als een flexkracht ziek wordt. Dat risico zit verwerkt in de factor, vaak als een dekking tot een bepaald verzuimpercentage (een cap). Reken op grofweg 2 tot 6 procent van de loonsom, afhankelijk van de branche en het verzuimniveau. Komt het verzuim boven de afgesproken cap, dan kan het meerdere worden doorbelast. Let daar scherp op, want het is een veelvoorkomende verborgen post. Zie Verzuim-cap bij payroll en Verzuimrisico en eigen risico.

Laag 5: de marge van de payroller

De enige laag die echt naar de dienstverlener gaat, is de marge. Daarmee betaal je de administratie, de juridische dekking, de support en de software. De marge is meestal een paar procent en is het deel waarop aanbieders onderling verschillen. Alle lagen eronder zijn grotendeels gelijk, want die volgen uit wet en cao. Daarom is een factor vergelijken zonder de grondslag gelijk te trekken zinloos: je vergelijkt dan vooral verschillen in cao en pensioen, niet in wat de aanbieder kost. Lees daarover Payrollfactor: waarom de grondslag het verschil maakt.

Een rekenvoorbeeld

Stel: een bruto uurloon van 14,00 euro, een horeca-cao, flexcontract.

Stap 1, reserveringen: 14,00 euro maal reserveringsfactor 1,19 is 16,73 euro.

Stap 2, sociale premies: bij flex geldt de hoge Awf, samen ruim 22 procent over het loon. Dat is ongeveer 3,70 euro erbij, dus 20,43 euro.

Stap 3, pensioen werkgeversdeel: voor de horeca ongeveer 0,55 euro per uur over de grondslag na franchise. Samen 20,98 euro.

Stap 4, verzuimdekking: een paar procent, zeg 0,50 euro. Samen 21,48 euro.

Stap 5, marge: een paar procent van de payroller. Samen rond de 22,50 euro.

Tel je dat op, dan land je op een tarief van ongeveer 22,50 euro per gewerkt uur voor een werknemer met 14,00 euro bruto. Op kaal loon is dat een omrekenfactor van ongeveer 1,60. Diezelfde afspraak over het loon inclusief reserveringen zou rond de 1,34 staan, hetzelfde geld, een ander getal. Dit is een illustratie met publieke percentages, geen tarief van een specifieke aanbieder. Jouw werkelijke factor hangt af van je cao, je pensioenfonds en de contractvorm. Wil je deze lagen voor jouw eigen uurloon en branche doorrekenen, dan kan dat met de tool payrollfactor berekenen.

Hoe laag kan de factor zijn?

Soms zie je een factor die opvallend laag is. Twee situaties verklaren dat meestal.

De goedkoopste groep ontstaat door twee regels die los van elkaar werken. Ten eerste de WW-premie: werknemers onder de 21 die maximaal 52 uur per maand werken (of 48 uur per vier weken), vallen onder de lage WW-premie van 2,74 procent in plaats van de hoge 7,74 procent, ook met een flexcontract. Ten tweede het pensioen: sinds 2024 bouwen werknemers vanaf 18 jaar pensioen op (de toetredingsleeftijd ging van 21 naar 18), dus alleen onder de 18 vervalt de pensioenpremie. De allergoedkoopste krachten, jong en met weinig uren, komen daardoor uit op een factor van ongeveer 1,27 over loon inclusief reserveringen, oftewel rond 1,52 op kaal loon. Lager dan dat is in de praktijk vrijwel niet te zien, en het geldt maar voor een deel van een personeelsbestand.

Bij grote afnemers, zoals omvangrijke cateraars en uitzendbureaus, is een factor rond de 1,58 op kaal loon mogelijk, maar dat is extreem laag. Vaak hoort daar de afspraak bij dat je het ziekteverzuim zelf betaalt in plaats van dat het in de factor zit. Een lage factor zonder verzuimdekking kan dus duurder uitpakken op het moment dat iemand langdurig ziek wordt. Reken een opvallend lage factor daarom altijd na op wat er wel en niet in zit.

Wat je hiermee kunt

Nu je de lagen kent, kun je een offerte beoordelen. Vraag altijd op welke grondslag de factor is berekend (kaal loon of inclusief reserveringen), welk pensioenfonds en welke cao zijn gebruikt, tot welk verzuimpercentage je gedekt bent, en wat de marge is. Zo vergelijk je appels met appels. Het complete kostenplaatje staat in Wat kost payroll?. Wil je een ontvangen factor laten toetsen, doe dan de offertecheck, dan zetten we hem af tegen wat in jouw branche, cao en contractvorm gangbaar is.

Bronnen en disclaimer

• Rijksoverheid: premiepercentages werknemers- en volksverzekeringen 2026
• Belastingdienst: premies werknemersverzekeringen
• Ondernemersplein: vakantiegeld en vakantiedagen

Genoemde percentages zijn de landelijk vastgestelde waarden voor 2026 en kunnen per sector en situatie verschillen. Het rekenvoorbeeld is illustratief en gebaseerd op publieke cijfers, niet op een aanbieder. Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Raadpleeg bij twijfel een specialist of de genoemde bronnen.

Veelgestelde vragen

Hoe is een payrollfactor opgebouwd?

Een payrollfactor wordt laag voor laag op het bruto uurloon gestapeld: eerst de reserveringen (vakantiegeld en vakantiedagen), dan de sociale premies, dan de werkgeverspremie pensioen, dan de dekking voor ziekteverzuim, en ten slotte de marge van de payroller. Samen bepaalt dat het tarief dat je per gewerkt uur betaalt.

Welke sociale premies zitten in de payrollfactor in 2026?

De belangrijkste werkgeverspremies in 2026 zijn de Awf (WW): 2,74 procent laag of 7,74 procent hoog, de Aof (arbeidsongeschiktheid): 6,27 procent voor kleine en 7,63 procent voor grote werkgevers, de Whk (gemiddeld circa 0,96 procent WGA plus 0,56 procent Ziektewet), de Zvw-werkgeversheffing van 6,10 procent en een opslag van 0,50 procent. Samen meestal tussen de 17 en 23 procent van de loonsom.

Wat is een normale payrollfactor?

Dat hangt af van de cao, het pensioenfonds, de contractvorm en vooral de grondslag. Over loon inclusief reserveringen ligt een horeca-flexfactor vaak rond 1,40 tot 1,55. Reken je precies dezelfde afspraak om naar het kale uurloon, dan kom je hoger uit, rond 1,60 tot 1,72. Vaste contracten liggen lager. Eén getal dat overal geldt bestaat niet.

Waarom verschilt de payrollfactor per branche?

Omdat de onderdelen per branche verschillen: de cao bepaalt de reserveringen, het pensioenfonds bepaalt de pensioenpremie, en de sectorindeling en het ziekteverzuim bepalen een deel van de premies. Een zwaardere cao of een duurder pensioenfonds maakt de factor hoger, zonder dat de payroller duurder is.