De verborgen kosten van payroll: leegloop en feestdagen buiten de factor
De verborgen kosten van payroll zitten niet in de factor die je krijgt voorgeschoteld, maar in alles wat eromheen valt: doorbetaalde feestdagen, leegloop, arbo en opstartkosten. Een lage factor die deze posten buiten de deur houdt, kan in de praktijk duurder zijn dan een hogere factor waarin alles zit. Wie alleen op het factorgetal let, ziet die kosten pas op de eerste facturen.
Leegloop: betalen zonder werk
Leegloop zijn uren waarop je medewerker beschikbaar is, maar waarop er even geen werk is. Het loon loopt door. Zit leegloop niet in de factor, dan betaal je die uren apart. Bij wisselende drukte, zoals in de horeca of de retail, kan dit flink oplopen.
Veel payrollers werken hierbij met een afgesproken bandbreedte. Je biedt per jaar bijvoorbeeld tussen de 100 en 130 procent van de contracturen aan. Bied je structureel minder werk aan, dan betaal je de niet-gewerkte uren toch door. Bied je meer dan de bovengrens, dan kan een ander, vaak hoger basistarief gelden. Vraag dus altijd naar de bandbreedte en wat er gebeurt onder de ondergrens en boven de bovengrens, want dat bepaalt mede je werkelijke kosten.
Feestdagen: doorbetaald, maar zit het erin?
Doorbetaalde feestdagen zijn een vaste kostenpost. De vraag is of ze in de factor zitten of apart worden doorbelast. Twee aanbieders met dezelfde factor kunnen hier verschillen, en dat verschil zie je niet aan het getal.
De andere posten buiten de factor
Naast leegloop en feestdagen vallen vaak ook deze kosten buiten de factor:
- Arbo, bedrijfsarts en verzuimbegeleiding
- Administratiekosten bij in- en uitdiensttreding
- Eenmalige opstart- of implementatiekosten
- Juridisch advies bij ontslag
Factorvrije posten en btw
Twee dingen die je makkelijk over het hoofd ziet, en die juist een eerlijker beeld geven.
Niet alles wordt met de factor vermenigvuldigd. Sommige posten, zoals reistijd en onbelaste reiskostenvergoedingen, worden vaak factorvrij verloond: ze gaan één-op-één door zonder de opslag van de factor. Dat is gunstig, maar het verschilt per aanbieder. Vraag dus expliciet hoe reistijd en reiskosten worden behandeld.
En let op de btw. Het payrolltarief is doorgaans exclusief 21 procent btw. Kun je die als ondernemer verrekenen, dan is het een doorlooppost. Kun je dat niet, zoals in delen van de zorg of het onderwijs, dan is die 21 procent een reële extra kostenpost die je in je vergelijking moet meenemen.
Waarom dit lijkt op de grondslag-valkuil
Het patroon is hetzelfde als bij de grondslag: een laag getal dat laag oogt omdat er iets buiten is gelaten. Lees Payrollfactor: waarom de grondslag het verschil maakt en de bredere lijst in Payrolltarieven vergelijken: de valkuilen. De enige eerlijke vergelijking is op totaalprijs voor jouw eigen situatie.
Zo reken je het echt door
Vraag een volledige kostenopgave en reken door met jouw eigen aantallen: hoeveel feestdagen vallen er op werkdagen, hoeveel leegloop verwacht je, hoe groot is je personeelsverloop? Het complete overzicht van payrollkosten staat in Wat kost payroll?. Wil je niet zelf alle losse posten optellen, doe dan de offertecheck. Dan halen we de verborgen posten boven water en vergelijken we op totaalprijs.
Bronnen en disclaimer
Deze informatie is samengesteld op basis van publieke bronnen zoals de Belastingdienst, UWV en Rijksoverheid (stand 2026). Genoemde voorbeelden zijn indicatief. Premies en regels kunnen wijzigen. Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Raadpleeg bij twijfel een specialist.
Veelgestelde vragen
Wat zijn verborgen kosten bij payroll?
Kosten die niet in de omrekenfactor zitten maar er later los bij komen: doorbetaalde feestdagen, leegloop (uren zonder werk), arbo en verzuimbegeleiding, administratiekosten bij in- en uitdiensttreding, en de btw over het tarief. Ze maken een lage factor in de praktijk duurder.
Zit er btw op het payrolltarief?
Ja, het payrolltarief is doorgaans exclusief 21 procent btw. Kun je die btw als ondernemer verrekenen, dan is het een doorlooppost. Kun je dat niet, zoals in delen van de zorg of het onderwijs, dan is de 21 procent een reële extra kostenpost om in je vergelijking mee te nemen.
Wat is leegloop bij payroll?
Uren waarop je medewerker beschikbaar is maar er even geen werk is, terwijl het loon wel doorloopt. Zit leegloop niet in de factor, dan betaal je die uren apart. Vooral bij wisselende drukte telt dit op.
Hoe achterhaal ik de echte totaalprijs?
Vraag een volledige kostenopgave: wat zit in de factor en wat staat erbuiten? Reken vervolgens door met jouw eigen aantal feestdagen, verwachte leegloop en personeelsverloop. Pas dan vergelijk je aanbieders eerlijk.
Bron en controle. Samengesteld door de redactie van PersoneelsKompas op basis van openbare bronnen. Geen aanbieder heeft invloed op deze uitleg. Laatst gecontroleerd op .