Wie doet wat bij langdurig verzuim? Werkgever, arbodienst en casemanager

Bij langdurig verzuim ontstaat er een papieren dossier waar UWV je later op afrekent. De verwarring zit bijna altijd op dezelfde plek: werkgevers denken dat de arbodienst dat dossier maakt. Dat is niet zo. De arbodienst levert drie documenten, de rest maak je zelf, samen met je werknemer. Dit artikel zet de taakverdeling en de termijnen op een rij.

De kern in een tabel

De Werkwijzer Poortwachter van UWV noemt de documenten die samen het re-integratieverslag vormen. Dit is wie wat maakt:

Document	Wie stelt het op	Termijn
Probleemanalyse	Bedrijfsarts of arbodienst	Uiterlijk week 6
Plan van aanpak	Werkgever en werknemer	Uiterlijk week 8
Bijstelling probleemanalyse	Bedrijfsarts of arbodienst	Bij gewijzigde medische situatie
Periodieke evaluatie plan van aanpak	Werkgever en werknemer	Periodiek
Eerstejaarsevaluatie	Werkgever en werknemer	Rond week 52
Actueel oordeel	Bedrijfsarts of arbodienst	Bij de WIA-aanvraag
Eindevaluatie	Werkgever en werknemer	Einde tweede jaar

Vier van de zeven documenten zijn dus van jou en je werknemer. De arbodienst levert de medische kant: wat kan iemand nog, en wat is er veranderd.

Waarom dit in de praktijk misgaat

Een arbodienst stuurt je na elk consult een terugkoppeling. Dat voelt als voortgang, en het is ook nuttig, maar het is iets anders dan een evaluatie van je plan van aanpak. Een consultverslag beschrijft de medische situatie op dat moment. Een evaluatie beantwoordt de vraag of de afgesproken stappen zijn gezet, of ze werken, en wat er moet veranderen als dat niet zo is.

De Werkwijzer Poortwachter is daar helder over: “Het Plan van aanpak is geen statisch document. Het is een plan dat moet worden gevolgd en als het plan na evaluatie niet haalbaar blijkt, dan moet het worden bijgesteld.” Die beweging moet uit jouw dossier blijken. Een stapel consultverslagen laat dat niet zien.

Hier zit ook een misverstand over de frequentie. De Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar vraagt in artikel 4 om afspraken over “de momenten waarop de in het plan van aanpak overeengekomen activiteiten door de werkgever en de werknemer worden geevalueerd”, en bepaalt dat die evaluatie “periodiek, en in ieder geval aan het einde van het eerste ziektejaar” plaatsvindt. Er staat geen zeswekentermijn in de wet, ook al wordt die veel genoemd. Je spreekt de momenten zelf af. Dat is vrijheid, maar ook een valkuil: wie niets afspreekt, evalueert vaak niets.

De gesprekken zijn van jou

Een tweede punt waar het vaak op stukloopt: het contact met je werknemer. De wettelijke rol van de casemanager staat in artikel 4 van de Regeling procesgang en is bescheiden omschreven, namelijk “aanwijzing van een persoon die de overeengekomen activiteiten begeleidt en het contact verzorgt tussen werknemer, werkgever en bedrijfsarts of arbodienst”. Begeleiden en contact verzorgen is niet hetzelfde als jouw gesprekken overnemen.

Verwar bovendien drie verschillende casemanagers niet met elkaar. Er is de casemanager in taakdelegatie van de bedrijfsarts, die volgens de vakliteratuur wel een medische en arbeidsanamnese mag doen, maar waarbij het vaststellen van de belastbaarheid voorbehouden blijft aan de bedrijfsarts. Er is de casemanager van een verzuimverzekeraar: de Werkwijzer Casemanagement bij de MKB verzuim-ontzorgverzekering, opgesteld door het Verbond van Verzekeraars en OVAL, noemt die de spin in het web, maar stelt ook dat hij geen medische gegevens mag ontvangen, verzamelen of verwerken, en dat de ontzorging de werkgever niet van zijn wettelijke verplichtingen ontslaat. En er is regie op verzuim, en die blijft bij jou.

Vraag dus bij elke naam die in je dossier opduikt welke van de drie rollen iemand heeft. Dat bepaalt wat hij mag weten en wat je van hem kunt verwachten.

Wat een garantie wel en niet afdekt

De Beleidsregels beoordelingskader poortwachter formuleren het onomwonden: “De werkgever blijft eindverantwoordelijke voor de verzuimbegeleiding en de re-integratie” en “Het inschakelen van een gecertificeerde arbodienst of bevoegde bedrijfsarts betekent niet dat de werkgever zich zonder meer achter de medische beoordeling kan verschuilen.” De Werkwijzer Poortwachter voegt toe dat de werkgever zich niet kan beroepen op inadequaat handelen van de deskundigen die hij inschakelt, omdat die onder zijn verantwoordelijkheid werken.

Sommige verzuimverzekeringen bieden een poortwachtergarantie. De verzekeraar vergoedt dan een loonsanctie als je de adviezen hebt opgevolgd. Dat is reele waarde, maar het is een financiele dekking en geen overdracht van verantwoordelijkheid, en er zitten voorwaarden aan. In de openbare garantievoorwaarden die wij hebben gelezen, van ArboNed in combinatie met De Goudse, geldt onder meer dat de arbodienst de verzuimbegeleiding vanaf de eerste ziektedag verzorgde, dat werkgever en werknemer de adviezen volledig hebben opgevolgd, dat er een verzuimverzekering met het bijbehorende pakket liep, en dat de claim binnen acht werkdagen na dagtekening is ingediend. Lees die tekst dus voordat je erop leunt.

Voor de schaal van het risico: UWV verlengt de loondoorbetaling met maximaal 52 weken als de inspanningen onvoldoende zijn. In 2025 ging het om 1.825 inhoudelijke en 1.887 administratieve loonsancties. Uit ouder UWV-onderzoek naar de toetsing van het re-integratieverslag blijkt dat 85 procent van de tekortkomingen het niet, te laat of verkeerd oppakken van de re-integratie door de werkgever betreft. Het gaat dus zelden mis op de medische kant.

Zelf doen, of iemand het laten regisseren

Er zijn grofweg drie manieren om dit in te richten. Je doet de regie zelf, met een arbodienst voor de medische kant. Je koopt een uitgebreider abonnement waarin meer begeleiding zit. Of je kiest volledige ontzorging, bijvoorbeeld via een MKB verzuim-ontzorgverzekering, waarbij de verzekeraar bij dreigend langdurig verzuim een casemanager toewijst die de regie voert. Dat laatste is vastgelegd in het productconvenant tussen MKB-Nederland en de aangesloten verzekeraars, dat op 1 januari 2020 inging.

Welke vorm past, hangt af van hoeveel tijd en kennis je zelf in huis hebt. Wat je ook kiest: de vier documenten in de tabel hierboven blijven van jou. Een derde optie die in het MKB weinig zichtbaar is maar wel bestaat, is een externe verzuimspecialist of casemanager inhuren die naast jou gaat staan in het dossier, los van je arbodienst. Dat is een ander soort dienstverlening dan een abonnement: je koopt geen pakket maar iemands tijd en ervaring.

Vier vragen om te stellen

Voor je een contract of polis ondertekent, of als je twijfelt of je huidige inrichting klopt:

Wie stelt het plan van aanpak op, en helpt mijn arbodienst daarbij of stuurt hij mij alleen de probleemanalyse? Op welke momenten evalueren wij het plan, en staan die momenten in het plan zelf? Welke rol heeft de casemanager die aan mijn dossier hangt, en mag hij medische gegevens zien? En als er een poortwachtergarantie is: welke voorwaarden gelden er, en op welk moment moet ik claimen?

Verder lezen

Wat een basiscontract met een arbodienst minimaal moet bevatten, staat in ons artikel over het basiscontract. Wil je weten wat verzuim je feitelijk kost, gebruik dan de rekentool voor verzuimkosten. Bekijk daarna de kosten van arbodiensten per contractvorm of vergelijk arbodiensten op openbare prijsinformatie, contractvorm en eigendom.

Veelgestelde vragen

Maakt de arbodienst het plan van aanpak?

Nee. Het plan van aanpak stel je als werkgever samen met je werknemer op, uiterlijk in week acht van het verzuim. Dat staat in de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar. De arbodienst of bedrijfsarts levert de probleemanalyse, uiterlijk in week zes, en die vormt de basis voor jouw plan. Een arbodienst kan je bij het opstellen helpen en veel arbodiensten doen dat ook, maar de verantwoordelijkheid en de ondertekening blijven bij werkgever en werknemer.

Hoe vaak moet ik het plan van aanpak evalueren?

De wet noemt geen vast interval. De Regeling procesgang zegt dat de evaluatie periodiek plaatsvindt en in ieder geval aan het einde van het eerste ziektejaar. De vaak genoemde termijn van elke zes weken staat niet in de regeling en ook niet in de Werkwijzer Poortwachter. Spreek de momenten dus zelf af en leg ze vast in het plan van aanpak, want dat is precies wat de regeling van je vraagt.

Kan ik de verantwoordelijkheid overdragen aan mijn arbodienst?

Nee. De Werkwijzer Poortwachter van UWV stelt dat de werkgever verantwoordelijk is voor de verzuimbegeleiding en re-integratie, en dat hij zich niet kan beroepen op inadequaat handelen van de deskundigen die hij inschakelt. Die werken onder zijn verantwoordelijkheid. Een verzuimverzekering met poortwachtergarantie kan de financiele gevolgen van een loonsanctie dekken, maar verschuift de wettelijke verantwoordelijkheid niet.

Wat doet een casemanager precies?

Dat hangt af van welke casemanager je voor je hebt. De wettelijke basis staat in artikel 4 van de Regeling procesgang: iemand die de afgesproken activiteiten begeleidt en het contact verzorgt tussen werknemer, werkgever en bedrijfsarts. Daarnaast bestaat de casemanager in taakdelegatie van de bedrijfsarts, die medische vragen mag stellen maar de belastbaarheid niet mag vaststellen, en de casemanager van een verzuimverzekeraar, die geen medische gegevens mag verwerken. Vraag dus altijd welke rol iemand heeft.

Hoe lang kan een loonsanctie duren?

Maximaal 52 weken. UWV verlengt dan je loondoorbetalingsverplichting omdat de re-integratie-inspanningen onvoldoende waren, zodat je de tekortkoming kunt herstellen. Herstel je die, dan kun je een bekortingsverzoek indienen. In 2025 legde UWV 1.825 inhoudelijke en 1.887 administratieve loonsancties op, op 96.688 WIA-aanvragen.