Vanaf hoeveel uur is payroll voordeliger dan zelf doen?

Er bestaat een kosten-omslagpunt, en dat ligt rond ongeveer een dag werk per week: indicatief tussen de 10 en 16 uur per week, afhankelijk van je aannames. Werkt het grootste deel van je mensen minder dan dat, dan is payroll vrijwel altijd ook op kosten voordeliger. Werkt iemand meer, dan lijkt personeel zelf in dienst nemen met uitbestede salarisadministratie op papier goedkoper. Maar dat is alleen de administratiekant. Tel je het risico mee dat je als eigen werkgever draagt, denk aan tot twee jaar loon doorbetalen bij ziekte, de re-integratieplicht, de transitievergoeding en het ontslagrisico, dan blijft payroll vaak aantrekkelijk tot ver boven dat omslagpunt, ook bij 20 uur per week en meer. De pure kostenvergelijking onderschat dus de waarde van payroll. De eerlijke afweging is kosten plus risico, niet kosten alleen.

Waarom weinig uren bij zelf doen relatief duur zijn

De kern zit in een simpel mechanisme: de vaste kosten per medewerker schalen niet mee met de uren. Iemand die 4 uur werkt heeft net zo goed een loonstrook, een aanmelding en een dossier nodig als iemand die fulltime werkt.

Salarisadministratie kost een vast basistarief per bedrijf, plus ongeveer 5 tot 12,50 euro per loonstrook per medewerker per maand. Dat bedrag is er ongeacht of iemand 4 of 40 uur werkt. Daarbovenop komen de arbokosten per medewerker en je eigen tijd aan personeelszaken: mutaties doorgeven, vragen beantwoorden, verzuim bijhouden. Bij een klein aantal uren wegen die vaste kosten zwaar per gewerkt uur.

Payroll werkt anders. Daar betaal je een opslag over het loon, en die opslag schaalt mee met de uren. Werkt iemand weinig uren, dan is het loon laag en blijft de payroll-kost dus ook laag. Precies daarom valt payroll bij laag-urig en flexibel personeel vaak gunstig uit, ook puur op kosten.

Waar ligt het omslagpunt?

Indicatief rond een dag per week, ongeveer 10 tot 16 uur. Onder dat punt is payroll meestal ook op kosten de voordeligste route. Boven dat punt kantelt de pure administratievergelijking richting zelf doen met salarisadministratie.

Waar het punt precies ligt, verschilt per situatie. Het hangt af van het uurloon, van hoeveel eigen tijd je aan personeelszaken kwijt bent en van de hoogte van de payroll-opslag. Wil je weten waar het voor jouw bedrijf ligt, reken het dan na met de werkgeverskostencalculator. Daarmee zet je de totale werkgeverslasten van zelf doen naast elkaar.

Kosten zijn niet het hele verhaal

Dit is de kern, en meteen de eerlijke kanttekening. Boven het omslagpunt is salarisadministratie op administratiekosten goedkoper. Maar in die vergelijking ontbreekt de grootste post: het werkgeversrisico dat je dan zelf draagt.

Welk risico draag je zelf?

Als eigen werkgever ben je verantwoordelijk voor de risico’s die een payrollbedrijf anders overneemt:

• Tot twee jaar loon doorbetalen bij ziekte, plus de re-integratieverplichtingen die daarbij horen.
• Het risico op een transitievergoeding bij ontslag.
• Het ontslagrisico zelf, met de juridische rompslomp die daarbij kan komen.

Eén langdurig zieke medewerker kan de papieren besparing in één keer tenietdoen. Reken je dat risico mee als verwachte kosten, dus de kans op uitval maal wat het je kost, dan blijft payroll vaak aantrekkelijk tot ver boven het omslagpunt, ook bij 20 uur per week en meer. Zeker voor wie dat risico liever niet zelf draagt, weegt die zekerheid zwaar. Meer hierover lees je in Het verzuimrisico bij payroll en Payroll of zelf doen: de eerlijke totale kostenvergelijking.

Houd het wel eerlijk. Payroll is geen gratis lunch: je betaalt voor die risico-overdracht via de opslag over het loon. En het risico bijt alleen in bepaalde situaties. Heb je een stabiel team, weinig verloop en de kennis in huis om het zelf netjes te regelen, dan is de kans dat het misgaat kleiner en wordt zelf doen aantrekkelijker. Het gaat dus niet om bangmakerij, maar om het risico eerlijk meewegen in plaats van het weg te laten.

Conclusie en vuistregel

Gebruik de uren als startpunt, niet als eindoordeel.

Voor flexibel en laag-urig personeel is payroll bijna altijd slim, zowel op kosten als op risico. De vaste kosten van zelf doen wegen daar zwaar, en het risico koop je in één keer af.

Voor vaste mensen met substantiële uren hangt het af van hoeveel risico je zelf wilt en kunt dragen. Op alleen de administratiekosten kan zelf doen dan goedkoper zijn, maar dan staat het werkgeversrisico voor jouw rekening.

De echte afweging is dus kosten plus risico, niet kosten alleen. Twijfel je wat in jouw situatie het slimst is, doe dan de keuzehulp voor een persoonlijk advies, of reken je eigen cijfers door met de werkgeverskostencalculator.

Bronnen en disclaimer

• Ondernemersplein: loon en loonstrookje
• UWV: loon doorbetalen bij ziekte

Deze informatie is samengesteld op basis van bronnen zoals de Belastingdienst, UWV en Rijksoverheid (stand 2026). Genoemde bedragen en het omslagpunt zijn indicatief en hangen sterk af van je eigen situatie en aannames. Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Raadpleeg bij twijfel een specialist.

Veelgestelde vragen

Vanaf hoeveel uur per week is zelf doen goedkoper dan payroll?

Op alleen de administratiekosten ligt het omslagpunt indicatief rond een dag werk per week, ergens tussen de 10 en 16 uur per week. Daaronder is payroll vrijwel altijd ook op kosten voordeliger. Daarboven lijkt zelf doen met uitbestede salarisadministratie op papier goedkoper. Waar het punt precies ligt hangt af van het uurloon, hoeveel eigen tijd je aan personeelszaken kwijt bent en de payroll-opslag, dus reken het na voor je eigen situatie.

Waarom is payroll bij weinig uren vaak voordeliger?

Omdat de vaste kosten van zelf doen niet meeschalen met de uren. Een loonstrook, de arbokosten en je eigen administratietijd kosten ongeveer hetzelfde of iemand nu 4 of 40 uur werkt. Bij weinig uren wegen die vaste kosten zwaar per gewerkt uur. Payroll rekent een opslag over het loon, die juist wel meeschaalt met de uren, dus bij weinig uren blijft de payroll-kost laag.

Is salarisadministratie boven dat punt altijd de beste keuze?

Nee. Boven het omslagpunt is salarisadministratie op administratiekosten goedkoper, maar dan draag je zelf het werkgeversrisico: tot twee jaar loon doorbetalen bij ziekte met de re-integratieplicht, het transitievergoedingrisico en het ontslagrisico. Eén langdurig zieke medewerker kan de papieren besparing in één keer tenietdoen. Reken je dat risico mee, dan blijft payroll vaak aantrekkelijk tot ver boven dat punt.

Wat kost salarisadministratie per medewerker?

Reken op een vast basistarief per bedrijf plus ongeveer 5 tot 12,50 euro per loonstrook per medewerker per maand, ongeacht het aantal uren dat iemand werkt. Daarbovenop komen arbokosten per medewerker en de tijd die je zelf aan personeelszaken besteedt. Juist die vaste posten maken weinig uren relatief duur.