Payroll of zelf doen? De eerlijke totale kostenvergelijking

Is payroll duurder dan personeel zelf in dienst houden? Niet automatisch. De payrollfactor van rond de 1,5 tot 1,7 op het kale loon oogt fors, maar in dat ene getal zit van alles wat je bij zelf doen los regelt en betaalt: loondoorbetaling bij ziekte, een verzuimverzekering, de arbodienst, salarisadministratie, juridisch risico en je eigen tijd. Tel je bij zelf doen al die posten eerlijk op, dan ligt het vaak dichter bij payroll dan je denkt. Voor een klein of wisselend team kan payroll zelfs goedkoper uitpakken. Hieronder zetten we beide opties post voor post naast elkaar, met publieke cijfers, zodat je een eerlijke vergelijking maakt in plaats van alleen op het factorgetal te kijken.

De denkfout: alleen naar de factor kijken

Veel ondernemers vergelijken de payrollfactor met het kale brutoloon en concluderen: payroll is duur. Dat is een oneerlijke vergelijking. Bij zelf doen betaal je namelijk niet alleen het loon, maar ook alle werkgeverslasten en een rij minder zichtbare posten. De factor moet je dus afzetten tegen je totale eigen kosten, niet tegen het loon.

Wat je bij zelf doen allemaal betaalt

Houd je personeel zelf in dienst (eigen beheer), dan komen deze posten voor jouw rekening. De eerste groep ken je waarschijnlijk al; reken die precies door in Loonkosten berekenen in 2026:

Brutoloon plus reserveringen: vakantiegeld (8 procent) en de opbouw van vakantiedagen (afhankelijk van de cao, ongeveer 8 tot 11 procent).

Sociale premies 2026: WW (2,74 procent vast of 7,74 procent flex), Aof (6,27 of 7,63 procent), Whk (gemiddeld circa 1,52 procent) en de Zvw-werkgeversheffing (6,10 procent).

Werkgeverspremie pensioen: afhankelijk van het bedrijfstakpensioenfonds.

Dan komt de groep die vaak vergeten wordt, en die het verschil maakt:

Loondoorbetaling bij ziekte: tot twee jaar moet je een zieke medewerker doorbetalen. Een verzuimverzekering dekt dat af en kost grofweg 2 tot 3 procent van de loonsom.

Arbodienst: een basiscontract met een arbodienst is wettelijk verplicht en kost vanaf enkele tientallen euro’s per medewerker per jaar.

Salarisadministratie: zelf verwerken via software kost ongeveer 5 tot 15 euro per medewerker per maand, uitbesteden per loonstrook al gauw 6 tot 11 euro. Zie Waaruit bestaan de kosten van salarisadministratie?.

Juridisch risico en rechtsbijstand: voor conflicten, ontslag en advies. Reken op ongeveer 1 procent van de loonsom of een vaste verzekering.

Risico op transitievergoeding: bij ontslag betaal je een derde maandsalaris per gewerkt jaar. Bij verloop tikt dat aan.

Je eigen tijd: contracten, mutaties, ziekmeldingen, aangiftes en vragen van medewerkers. Die uren zijn geen loonkosten, maar wel echte kosten.

Wat je bij payroll betaalt

Bij payroll betaal je één tarief: de factor maal het brutoloon. Daarin zitten alle bovenstaande posten al verwerkt, plus de marge van de payroller. Hoe die factor is opgebouwd, lees je in Payrollfactor opbouw. Je koopt er voorspelbaarheid en het afkopen van risico mee: bij ziekte loopt de betaling door zonder dat jij een verzekering hebt, en het juridische werkgeverschap ligt bij de payroller.

De eerlijke vergelijking

Stel, een medewerker met 14,00 euro bruto per uur in een horeca-achtige cao.

Bij zelf doen: bovenop het loon komen reserveringen, premies en pensioen (samen ongeveer 40 tot 50 procent), plus verzuimverzekering, arbo, salarisadministratie, juridisch risico en je eigen tijd. Reken je dat compleet door, dan zit je al snel op een effectieve opslag die in de buurt komt van een factor van 1,5 tot 1,6 op het kale loon, en dan heb je het werk en het risico nog zelf.

Bij payroll: een factor van bijvoorbeeld 1,6 op kaal loon, waarin alles is inbegrepen en het risico is afgekocht.

De uitkomst ligt dus vaak dichter bij elkaar dan het kale factorgetal suggereert. Het verschil is geen groot prijsverschil, maar de vraag wie het werk en het risico draagt. Dit is een illustratie met publieke cijfers, geen tarief van een specifieke aanbieder.

Wanneer kies je wat?

Eerlijk en onafhankelijk: het hangt af van je situatie.

Zelf doen is vaak voordeliger als je een stabiel team hebt, de kennis in huis is, en je tijd en risico zelf kunt dragen. Je betaalt dan geen marge.

Payroll wint vaak als je personeelsbestand klein, wisselend of snelgroeiend is, als je de administratie en het verzuimrisico niet zelf wilt dragen, of als je simpelweg de tijd niet hebt. Je koopt dan rust en zekerheid, en je vaste lasten worden voorspelbaar.

Reken het door voor jouw situatie

Het echte antwoord hangt af van jouw lonen, je personeelsverloop, je verzuim en hoeveel tijd je zelf kwijt bent. Reken beide opties door met de werkgeverskostencalculator, die de eigen-beheer-kosten naast een payrollfactor zet. Heb je al een payrollofferte, laat die dan toetsen via de offertecheck. En twijfel je nog over de route, doe de keuzehulp. Het verschil tussen payroll en alleen je salarisadministratie uitbesteden staat in Payroll of salarisadministratie.

Bronnen en disclaimer

• Rijksoverheid: premies werknemersverzekeringen 2026
• Ondernemersplein: loondoorbetaling bij ziekte
• Ondernemersplein: arbodienstverlening en arbodienst
• Rijksoverheid: transitievergoeding

Genoemde percentages en bedragen zijn indicatief en gebaseerd op publieke bronnen (stand 2026). De werkelijke verhouding hangt af van je cao, verzuim, personeelsverloop en eigen tijd. Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Raadpleeg bij twijfel een specialist.

Veelgestelde vragen

Is payroll duurder dan personeel zelf in dienst houden?

Niet automatisch. De payrollfactor oogt hoog, maar daarin zitten posten die je bij zelf doen apart betaalt: loondoorbetaling bij ziekte, verzuimverzekering, arbodienst, salarisadministratie, juridisch risico en je eigen tijd. Tel je die allemaal op, dan ligt zelf doen vaak dichter bij payroll dan gedacht. Voor een klein of wisselend team kan payroll zelfs goedkoper uitpakken.

Welke kosten vergeten werkgevers bij zelf doen?

Vooral de minder zichtbare posten: de arbodienst, een verzuimverzekering, rechtsbijstand en juridisch risico, de kosten van salarisadministratie of software, het risico op transitievergoedingen, en de uren die je zelf kwijt bent aan HR en administratie. Die vallen bij payroll allemaal binnen de factor.

Wanneer is zelf doen voordeliger dan payroll?

Als je een stabiel team hebt, de kennis in huis is en je het administratieve werk en risico zelf kunt dragen. Dan betaal je geen marge aan een payroller. Bij een klein, wisselend of snelgroeiend personeelsbestand wint payroll vaak op rust en kosten, omdat je dan veel vaste lasten en risico's afkoopt.

Wat zit er in de payrollfactor dat ik anders zelf betaal?

De factor bundelt het brutoloon met reserveringen, sociale premies, pensioen, ziekteverzuimdekking, arbo, juridische dekking, de administratie en een marge. Bij zelf doen regel en betaal je elk van die onderdelen los.