Payroll in de kinderopvang kan, maar past vaak minder goed dan in andere sectoren. De kinderopvang draait op vaste contracten, omdat continuïteit met de kinderen belangrijk is, terwijl klassiek payroll juist bedoeld is om flexibel werk uit handen te nemen. Daar komt bij dat de sector een eigen cao kent, pensioen via PFZW en strikte kwaliteitseisen via het beroepskracht-kindratio (BKR). Veel parttimers en BBL-leerlingen maken de loonadministratie bovendien bewerkelijk. In de praktijk hebben kinderdagverblijven, BSO’s en gastouderbureaus daarom vaker behoefte aan gespecialiseerde salarisadministratie en HR-ontzorging dan aan payroll. Dit artikel legt uit welke regels spelen en hoe je de juiste keuze maakt tussen payroll en salarisadministratie.
Payroll in de kinderopvang
De kinderopvang is een sector met weinig flexibiliteit in de bezetting. Een vaste pedagogisch medewerker op de groep is geen detail, het is een kwaliteitseis. Dat botst met de logica van payroll, waarbij je het werkgeverschap van wisselende of tijdelijke krachten uitbesteedt. Hieronder de drie zaken die in deze sector het meeste bepalen: de cao, het pensioen en de keuze tussen payroll en salarisadministratie.
De cao Kinderopvang
Voor de kinderopvang geldt de cao Kinderopvang 2025-2026. Die is per 26 juni 2025 algemeen verbindend verklaard en loopt van 1 januari 2025 tot en met 31 december 2026. Algemeen verbindend verklaard betekent dat de cao voor alle kinderopvangwerkgevers geldt, ook als je geen lid bent van een brancheorganisatie.
In deze cao zitten onder meer een salarisstijging van 2,5 procent per 1 juli 2025 en een aanvullende verhoging van 1,5 procent per 1 september 2026. De eindejaarsuitkering stijgt fors: van 5,5 procent in 2025 naar 8 procent per 1 januari 2026. Een payrollmedewerker heeft recht op de arbeidsvoorwaarden uit deze cao. Hoe dat principe werkt, lees je in Inlenersbeloning 2026.
Wat de loonadministratie in de kinderopvang lastig maakt, zit in de details: de inschaling in de juiste functieschaal, de toeslagen en de aparte vergoedingen voor BBL-leerlingen. Met veel parttimers en wisselende contractvormen is dit foutgevoelig werk dat om kennis van de cao vraagt.
Pensioen via PFZW
De kinderopvang valt onder het Pensioenfonds Zorg en Welzijn (PFZW). Per 1 januari 2026 is PFZW overgestapt op het nieuwe pensioenstelsel. De totale premie voor ouderdoms- en partnerpensioen komt in 2026 uit op 25,9 procent van het salaris boven de AOW-franchise, een fractie hoger dan de 25,8 procent in 2025. Werkgever en werknemer betalen daarvan elk de helft.
Omdat de pensioenpremie meeloopt in de payrollfactor, ligt die factor in de kinderopvang hoger dan in sectoren met een lichter pensioen. Het verschil tussen pensioenfondsen leggen we naast elkaar in Payrollfactor per pensioenfonds.
Payroll of salarisadministratie?
Hier is de eerlijke afweging. Klassiek payroll neemt het volledige juridische werkgeverschap over en is vooral aantrekkelijk bij flexibele of tijdelijke inzet, waarbij je geen vaste contracten wilt aangaan en het risico wilt afdekken. De kinderopvang werkt precies andersom: vaste medewerkers op de groep, lange dienstverbanden en continuïteit voor de kinderen.
Voor de meeste kinderopvangorganisaties weegt payroll daardoor niet op tegen de kosten. Wat blijft, is de behoefte aan iemand die de bewerkelijke loonadministratie en de cao-eisen foutloos verwerkt. Dat is salarisadministratie, eventueel met HR-ontzorging eromheen voor verzuim, contracten en personeelsdossiers. Wil je weten waar de grens precies ligt, lees dan Payroll of salarisadministratie.
Payroll kan nog steeds zinnig zijn voor het flexibele deel van je personeel, denk aan invalkrachten of een tijdelijke groep. Maar voor je vaste team is gespecialiseerde salarisadministratie in deze sector meestal de betere en goedkopere keuze.
Aandachtspunten bij payroll in de kinderopvang
- Controleer of de aanbieder de cao Kinderopvang 2025-2026 en het juiste pensioenfonds (PFZW) correct toepast.
- Vraag hoe inschaling, toeslagen en de aparte BBL-vergoedingen worden verwerkt, want daar gaat het vaak mis.
- Beoordeel of je echt payroll nodig hebt, of dat salarisadministratie met HR-ontzorging beter past bij je vaste, langdurige contracten.
Bronnen en disclaimer
- Brancheorganisatie Kinderopvang: cao Kinderopvang
- Kinderopvang werkt!: cao Kinderopvang 2025-2026 en pensioenpremies
- Pensioenfonds Zorg en Welzijn (PFZW)
Deze informatie is samengesteld op basis van bronnen zoals de Belastingdienst, UWV en Rijksoverheid (stand 2026). Premies en regels kunnen wijzigen. Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Raadpleeg bij twijfel een specialist.
Veelgestelde vragen
Welke cao geldt voor medewerkers in de kinderopvang?
De cao Kinderopvang 2025-2026. Die is per 26 juni 2025 algemeen verbindend verklaard en loopt van 1 januari 2025 tot en met 31 december 2026. Daardoor geldt hij voor alle kinderopvangwerkgevers, ook als je geen lid bent van een brancheorganisatie. Een payrollmedewerker heeft recht op de arbeidsvoorwaarden van deze cao.
Is payroll wel logisch in de kinderopvang?
Vaak minder dan in andere sectoren. De kinderopvang draait op vaste contracten voor continuïteit met de kinderen, terwijl klassiek payroll juist flexibel werk uit handen neemt. In de praktijk hebben kinderopvangorganisaties daarom meer aan gespecialiseerde salarisadministratie en HR-ontzorging dan aan payroll.
Welk pensioenfonds geldt in de kinderopvang?
Het Pensioenfonds Zorg en Welzijn (PFZW). Per 1 januari 2026 is PFZW overgestapt op het nieuwe pensioenstelsel. De totale premie voor ouderdoms- en partnerpensioen is in 2026 25,9 procent van het salaris boven de franchise. Werkgever en werknemer betalen daarvan elk de helft.